Kennst Du das auch? Es gibt eine Vielzahl an Ordnern und Du hast den Überblick verloren. Allerhöchste Zeit, dass hier eine Ordnung reinkommt. Es gibt hier drei Ablagesysteme, zwischen denen Du wählen kannst. Stimme Dich am besten auch mit Deiner/m Vorgesetzten ab, welche Struktur verwendet wird und mach es ab sofort genauso und einheitlich. Somit weiß jeder Bescheid und jeder verwendet die gleiche Struktur.
Die eine Möglichkeit ist, horizontal zu strukturieren. Diese Variante bietet viel Platz für Ordner und geht meist in die Breite, dass für neue Dokumente mehr neue Ordner entstehen. Somit kannst Du die Dokumente leichter finden, aber oftmals gibt es auch eine riesige Liste.
Die andere Möglichkeit ist, vertikal zu strukturieren. So wie ein Stammbaum verästelt sich die Struktur immer weiter, auf eine Ebene mit drei Ordnern folgen schnell weitere mit sechs Pfaden und so weiter. Doch die Chance besteht, dass Du Dich in den Abzweigungen verirrst.
Für welche Variante Du Dich entscheidest, bleibt Dir und Deinem Team überlassen, wichtig ist es, diese einheitlich und konsequent zu verfolgen.
Weitere Tipps findest Du hier.
Die eine Möglichkeit ist, horizontal zu strukturieren. Diese Variante bietet viel Platz für Ordner und geht meist in die Breite, dass für neue Dokumente mehr neue Ordner entstehen. Somit kannst Du die Dokumente leichter finden, aber oftmals gibt es auch eine riesige Liste.
Die andere Möglichkeit ist, vertikal zu strukturieren. So wie ein Stammbaum verästelt sich die Struktur immer weiter, auf eine Ebene mit drei Ordnern folgen schnell weitere mit sechs Pfaden und so weiter. Doch die Chance besteht, dass Du Dich in den Abzweigungen verirrst.
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Tipp 2: Lege Dir fixe Zeiten für virtuelle Abstimmungen fest
Wir von Summit Solutions haben uns jeden Tag um 9 Uhr einen Fixpunkt in den Kalender eingetragen: die tägliche Abstimmung und Besprechung über Projektstatus. Das hilft uns, den Überblick zu bewahren und auch bei möglichen Kundenanfragen immer up-to-date zu sein. Vielleicht ist bei Dir eher Mittags ein guter Zeitpunkt oder abends nach dem erfolgreichen Arbeitstag, auch das bleibt Dir und Deinem Team überlassen. Wichtig ist die regelmäßige Kommunikation, so dass auch hier eine Routine entsteht und Arbeiten automatisierter und effizienter stattfinden kann.
Tipp 3: Hole alle mit an Bord
Selbst das am besten organisierten System hilft Dir nichts, wenn nicht alle mit an Bord sind. Ordner und virtuelles Arbeiten ist eine kollektive Angelegenheit, da viele zugreifen und sich auskennen müssen. Umso wichtiger, dass alle vom gleichen sprechen und auch die Dokumente gleich ablegen als auch benennen. Lege gleich am Anfang eine Richtlinie fest für die Benennung der Dokumente, die leicht und verständlich ist, sodass sie jeder versteht. Somit können Dokumente leichter gefunden werden und jeder spricht von der gleichen Struktur.
Weitere Tipps findest Du hier.
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Tipp 4: Frag um Hilfe
Wenn Du einmal nicht weiterweißt, scheue Dich nicht, um Hilfe zu fragen. Du bist nicht alleine auf der Suche nach verloren geglaubten Dokumenten. Vielleicht hilft es Dir, manche Abzweigungen oder Ordner zu speichern und zu notieren, die Du häufig verwendest oder Du erstellst Dir eine How-To und Anleitung, wie Du Deine Dokumente benennst und strukturierst. Für was auch immer Du Dich entscheidest, teile Deine Erfahrungen mit anderen, denn es geht vielleicht vielen so.
Weitere Tipps findest Du hier.
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Tipp 5: Verwende die passende Business Software für die Organisation und Abstimmung im Team
Wir von Summit Solutions sind Partner von Odoo, der weltweiten Business Software bzw. ERP/CRM-Software. Die Software unterstützt die virtuelle Organisation und Struktur, hilft für den Austausch innerhalb des Teams und bringt somit Effizienz und Automatisierung.
Mit der richtigen Business-Software zum Unternehmenserfolg
So individuell wie Du und Dein Unternehmen, so individuell passen wir die Software für Dich an. Wir sind offizieller Odoo-Partner in Österreich und beraten sowie unterstützen bei der Implementierung dieser ERP-Software, sodass sie optimal für Dein Unternehmen verwendbar ist. Wir haben jahrelange Erfahrung in der Programmierung und ein Team, dass sich gerne um Deine Anliegen kümmert. Geht nicht, gibt’s nicht! Alles ist möglich!
Hier findest Du unsere Leistung zur Business-Software.
Wir hoffen, wir konnten Dir mit diesem Artikel weiterhelfen und Dir die wichtigsten Informationen geben, um die virtuelle Organisation in Deinem Unternehmen entsprechend beachten zu können und in die richtige Strategie sowie Produkte zu investieren.
Möchtest Du mehr über Automatisierung und cloudmation erfahren? Dann nimm teil an unserem nächsten Webinar zu diesem Thema. Die Anmeldung zum Event findest Du auf unserer Webseite unter Events hier.
Summit Solutions – Digital und Effizient.
Wir stehen für digitale Effizienz und optimieren gerne Deine eigene IT. Egal ob Virenschutz, Backups, Speicherplatz oder ein neuer Laptop – wir kümmern uns um Deine IT. Somit hast Du Zeit für das, was Dich wirklich interessiert!
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Monique Robineau
MARKETING, FINANZEN, KUNDENBETREUUNG und ORGANISATION
Digitale Unternehmensoptimierung, Software-Speziallösungen, Wartung, Betreuung, Hosting uvm.
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