Hybrides Arbeiten und virtuelles Büro - wie funktioniert das in der Praxis?

Bei unserem letzten Facebook Live haben wir bereits aus der Praxis geschildert und gezeigt, wie bei uns Hybrides Arbeiten aussieht. Was ist dafür notwendig und wie setzen wir es aktiv bei Summit Solutions um? Das und vieles mehr erfährst Du in diesem Blogartikel.  

Home-Office, Virtuelles Büro und vermehrt online Lösungen. Dass Home-Office bereits Einzug in unsere Arbeitsweise genommen hat, aufgrund und beschleunigt durch die Covid-19 Situation, das ist bereits klar. Aber wie sehr wird uns diese Arbeitsweise auch in den nächsten Monaten und Jahren begleiten? Sind solche hybriden Arbeitsmodelle die Lösung für die Zukunft unserer Arbeit?

Hybride Arbeitsmodelle sind eine Kombination aus mobilem Arbeiten, halb-mobilem Arbeiten und büro- basiertem Arbeiten. Im Vergleich zu einem flexiblen Arbeitsmodell gibt es aber einen klaren Unterschied, da beim hybriden Arbeiten die Mitarbeiter*innen die Wahl haben, wie und wann sie arbeiten und von wo aus. Somit lässt sich das Berufsleben optimal mit dem Privatleben in Einklang bringen. Solche Modelle können eine effektive Lösung in der sich ändernden Situation sein und sind durchaus ausbaufähig. Um diesem Wandel Stand halten zu können, braucht es natürlich die richtige Hardware-Ausstattung und die entsprechende IT inkl. Sicherheit und mehr. All dies stellen wir gerne auch in deinem Unternehmen ein und sorgen dafür, dass hybrides Arbeiten zu einem Erlebnis wird, wo Effizienz und Digitalisierung klar im Vordergrund stehen.

Wir verwenden für unsere Arbeitsweise und unsere internen Meetings seit einigen Wochen Gather Town und sind begeistert. Diese virtuelle Kommunikationsplattform ist kostenlos und ermöglicht es uns, die Gegebenheiten eines Büros online zu nutzen. Man kann ungestört auf dem eigenen Arbeitsplatz arbeiten, oder auch eine Pause auf dem Sofa bzw. in der Küche machen, aber auch zu den Kolleg*innen gehen, mit ihnen reden und Projekte planen. Mit Video und Audio funktioniert das alles problemlos. Das Wichtigste ist, dass man sowohl alleine als auch im Team arbeiten kann und die Kommunikation jederzeit gewährleistet ist. 

Wir haben ein paar Tipps und Regeln für Dich zusammengefasst.

1)    Mach Dir am Beginn des Tages eine Struktur mit den wichtigsten Aufgaben, Terminen und To-Dos. So hast Du einen Überblick und weißt genau, wann was ansteht und kannst dadurch effektiver arbeiten. Teile diese Planung gerne mit Deinen Kolleg*innen, sodass ihr gemeinsame Arbeitszeiten vorausplanen könnt. Wir von Summit Solutions verwenden für die Planung und die Übersicht der Aufgaben die Business Software Odoo. Hier sehen wir täglich, welche Aufgaben anstehen und können so unseren Tag planen.
2)    Lege Dir Arbeitspakete zurecht und plane auch genügend Pausen ein, in denen Du den Arbeitsplatz verlässt, Deinen Körper streckst und von den Anspannungen löst und wenn möglich auch frische Luft tankst. Fenster öffnen hilft für zwischendurch oder ein Spaziergang um den Häuserblock. Es ist wichtig, dass Du auch im Home-Office Abwechslung hast und Dir Zeit nimmst, für den Gang zur Kaffeemaschine oder Deinen Kopf durch andere kurze Tätigkeiten freimachst.
3)    Richte Dir den optimalen Arbeitsplatz ein. In Zeiten von Online-Meetings sind Audio und Video bei den Konferenzen das A und O. Kann Dich jeder hören? Oder sind im Hintergrund Geräusche, die störend sind. Ist Deine Hardware gesichert, bist du am aktuellsten Technikstandard? Das Wichtigste ist aber, dass Du Dich wohlfühlst und gerne an den Arbeitsplatz zurückkehrst. Hier können Pflanzen oder andere persönliche Bilder und Gegenstände helfen. 😊
4)    Rituale und Teamarbeite: persönliche Termine und auch der private Austausch darf nicht zu kurz kommen, als auch die gewohnten Rituale, dass man Kaffee trinkt, sich vor dem ins Büro fahren die Zähne putzt usw. Daheim ist es schwieriger, den Kopf in „Arbeitsmodus“ zu versetzen, aber dafür sind Rituale umso wichtiger. Mit dem Team legst Du am besten fixe Termine und virtuelle Treffen fest, dass man dies entsprechend planen kann.
5)    Hybrides Arbeiten verlangt eine Führungs- und Arbeitskultur, die von Vertrauen und nicht von Kontrolle geprägt sein soll. Feedback und Austausch müssen gewährleistet sein, als auch entsprechende Kommunikations- und Kollaborations-Tools genutzt. Zu Hause tendiert man eher dazu, zu viel zu arbeiten, auch das muss entsprechend abgeklärt werden, dass man nicht in einem Burnout endet.

Alle Tipps zusammengefasst findest Du hier.

In den letzten Wochen häufen sich die Hack-Angriffe auf Microsoft, Sicherheit wird in Zeiten von Home-Office immer wichtiger. Demzufolge ist auch die Cloud-Lösung entscheidend, die Du in Deinem Unternehmen verwendest. Es gibt einige Gratis-Modelle, bei welchen Du einen begrenzten Speicherplatz frei nutzen kannst. Das ist für den Anfang und für nicht persönliche und geschützte Dokumente an sich kein Problem. Wenn aber Firmendaten online sind, ungeschützt und für jeden zugänglich, dann stellt das ein großes Problem dar. Daher ist es umso wichtiger, dass Du Dein Unternehmen und die Daten entsprechend schützt. Wie das geht und mit welchen Systemen wir arbeiten, erzählen wir Dir gerne in einem ersten kostenlosen Kennenlernen-Gespräch. 

Wir hoffen, wir konnten Dir mit diesem Artikel und Video auf Facebook weiterhelfen und Dir die wichtigsten Informationen geben, um hybrides Arbeiten in Deinem Unternehmen entsprechend auszubauen und in die richtige Strategie sowie Produkte zu investieren. 

Auch im April veranstalten wir wieder ein Online-Webinar, wo wir einen besonderen Gast, Thomas Stöckl von Cloudomation mit dabeihaben, der Dir mehr zu seiner Plattform erzählt. Der Termin wird noch rechtzeitig bekanntgegeben.

Summit Solutions – Digital und Effizient.

Wir stehen für digitale Effizienz und optimieren gerne Deine eigene IT. Egal ob Virenschutz, Backups, Speicherplatz oder ein neuer Laptop – wir kümmern uns um Deine IT. Somit hast Du Zeit für das, was Dich wirklich interessiert!