Das Geschäft mit den Daten
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14 October, 2022 by
Das Geschäft mit den Daten
Summit Solutions GmbH, Ernst Rohliček

Warum müssen Sie als Unternehmen Ihre E-Mails archivieren?

Wenn es um die Archivierungsverwaltung von E-Mails geht, sind viele Unternehmen noch immer zögerlich. Dabei ist die E-Mail-Archivierung ein wesentlicher Bestandteil des Datenschutzes, der Datenverwaltung und vor allem der Rechtssicherheit.

In vielen Ländern gibt es gesetzliche Bestimmungen und Vorschriften, die vorgeben, wie lange und in welcher Form Unternehmen ihre E-Mails aufbewahren müssen. Diese Gesetze können sich in verschiedenen Ländern unterscheiden, weshalb es umso wichtiger ist, sich über die geltenden Vorschriften zu informieren und entsprechend zu handeln.

Für sämtliche Geschäftsunterlagen besteht nicht nur eine Archivierungspflicht in Papierform, sondern auch im Original als E-Mails eine Aufbewahrungspflicht. Dies gilt zudem für alle Schreiben, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird.

Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege und Verträge. In der Bundesabgabenordnung (BAO) betont Artikel 131  die „inhaltsgleiche, vollständige und geordnete“ Aufbewahrung. Hier drohen empfindliche Strafen


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Sicherheit vor Datenverlust


Ein weiterer Grund, warum für Unternehmen E-Mail-Archivierung wichtig ist, ist die Sicherheit. Mit Datenverlusten sind neben möglichen Bußgeldern auch enorme wirtschaftliche Risiken verbunden. In bis zu 70% der Fälle führt ein nennenswerter Datenverlust zu Insolvenz des geschädigten Unternehmens. Von dem Vertrauens- und Reputationsverlust sowie den Haftungsansprüchen erholen sich 43% der geschädigte Firmen gemäß einer Studie nach einem totalen Datenverlust finanziell nie mehr, 29% der betroffenen Unternehmen schließen innerhalb von zwei Jahren ihren Betrieb.

Erschwerend kommt hinzu, dass auch Privatpersonen und Kunden Schmerzensgelder einklagen können und die Beweislast hier beim Unternehmen liegt. Selbst strafrechtliche Konsequenzen sind nicht auszuschließen, wenn Geschäftsgeheimnisse in Hände Dritter gelangen.


Notfallplan und Früherkennung

Zum Teil eines IT-Riskmanagments gehört daher nicht nur die Datensicherheit inklusive E-Mail-Archivierung, sondern auch ein Notfallplan vor Datenverlust, -zerstörung und -offenlegung.

Zudem ist die Verfügbarkeit und Integrität von Daten auch die notwendige Grundlage zur rechtskonformen Einhaltung der DSGVO.

Umso wichtiger ist es, IT- und Datensicherheit sehr ernst zu nehmen, ein Früherkennungssystem einzurichten, über ein funktionierendes Riskiomanagments zu verfügen, die Hard- und Software-Ausstattung aktuell zu halten, sowie die Beweis- und revisionssichere Archivierung zur Einhaltung der steuerlichen und sonstigen Vorgaben zu gewährleisten

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Diese Lösungen helfen Ihnen dabei:

    1) MailStore Server (Mailarchivierung)
    2) Lokales Backup (NAS)
    3) Cloud Backup